Przygotuj firmę na e‑faktury - co zmienia KSeF i jak się ustawić przed obowiązkiem

W Mielcu rośnie tempo przygotowań do wprowadzenia elektronicznych faktur. Przedsiębiorcy oglądają swoje systemy księgowe, biura rachunkowe planują zmiany, a urzędy zachęcają do wcześniejszego testowania narzędzi. To moment, by uporządkować procesy i upewnić się, że dokumenty będą płynąć szybciej i bez papieru.

• KSeF - obowiązek wystawiania faktur w systemie dla firm, które w 2024 r. przekroczyły 200 mln zł, zaczyna się 1 lutego 2026 r.; dla pozostałych przedsiębiorstw wymóg rusza 1 kwietnia 2026 r. Odbieranie faktur w KSeF jest obowiązkowe już od 1 lutego 2026 r.
• Co warto zrobić teraz - sprawdzić integrację oprogramowania księgowego z KSeF, testować Aplikację Podatnika KSeF (dostępną od listopada 2025 r.), ustalić sposób współpracy z księgowym i przygotować procesy uwierzytelniania.

• Co konkretnie daje firmom przejście na system KSeF
• Firmy z Mielca sprawdzają systemy i umawiają spotkania z księgowymi

Co konkretnie daje firmom przejście na system KSeF

Wdrożenie KSeF oznacza dla przedsiębiorstw zmianę sposobu wystawiania i przechowywania faktur. System ma eliminować konieczność drukowania dokumentów, zapewniać automatyczne przechowywanie i zwiększać bezpieczeństwo danych — a w praktyce przyspieszać obieg dokumentów i kontrolę rozliczeń. Dla firm, które osiągnęły w 2024 r. sprzedaż powyżej 200 mln zł, obowiązek wystawiania e‑faktur zaczyna się od 1 lutego 2026 r., dla pozostałych przedsiębiorstw termin wyznaczono na 1 kwietnia 2026 r.. Odbieranie faktur przez wszystkich przedsiębiorców będzie obowiązkowe od 1 lutego 2026 r.

W praktyce oznacza to zmiany po stronie systemów finansowo‑księgowych i procedur wewnętrznych. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne narzędzia, w tym Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację mobilną KSeF oraz rozwiązania dla mikroprzedsiębiorstw — z tych opcji można korzystać zamiast integrowania komercyjnego programu. Testy Aplikacji Podatnika KSeF były możliwe od listopada 2025 r.

Zalecane kroki techniczne i organizacyjne:

• sprawdzenie, czy używany program księgowy jest zintegrowany z KSeF lub kontakt z dostawcą oprogramowania;
• ustalenie modelu pracy z księgowym lub biurem rachunkowym;
• przygotowanie procesów uwierzytelniania i integracji systemów.

W razie pytań można skontaktować się z obsługą KSeF przez formularz zgłoszeniowy lub zadzwonić na infolinię w dni robocze w godzinach 8:00 - 18:00 pod numerami 22 330 03 30 (telefony komórkowe i zagranica) oraz 801 055 055 (stacjonarne). Istnieje także możliwość umówienia wizyty w urzędzie skarbowym w celu omówienia spraw związanych z KSeF.

Firmy z Mielca sprawdzają systemy i umawiają spotkania z księgowymi

W Mielcu przedsiębiorstwa różnej wielkości zaczynają planować harmonogramy wdrożenia. Dla dużych podmiotów termin zbliża się najszybciej, dlatego działają priorytetowo — sprawdzają integracje i negocjują terminy z dostawcami oprogramowania. Mniejsze firmy mają nieco więcej czasu, ale warto rozpocząć przygotowania już teraz, by uniknąć presji przed terminem powszechnego obowiązku.

Kilka praktycznych wskazówek dla mieleckich firm:

• ustal priorytet z księgowym - kto wystawia faktury i kto je odbiera w KSeF;
• przetestuj bezpłatne aplikacje Ministerstwa Finansów zanim zaczną obowiązywać terminy;
• zaplanuj szkolenie dla osób odpowiedzialnych za fakturowanie i przechowywanie dokumentów;
• upewnij się, że procesy uwierzytelniania są opisane i wdrożone.

Dobrze przygotowany plan działania zmniejszy ryzyko zakłóceń w rozliczeniach i pozwoli szybko wykorzystać korzyści wynikające z elektronicznego obiegu faktur - krótszy czas obsługi dokumentów, większa przejrzystość rozliczeń i mniej papieru.

na podstawie: Urząd Miejski w Przecławiu.